Nordland fylkeskommune, ved fylkesrådet, er behandlingsansvarlig for Nordland fylkeskommunes behandling av personopplysninger. På vegne av fylkesrådet er det fylkesdirektørene som utøver den behandlingsansvarliges daglige ansvar i sin avdeling. Skolens rektor ivaretar skolens daglige ansvar.
Nordland fylkeskommune har utviklet dataverktøyet SiDE som gjør det mulig å digitalt journalføre elevinformasjon og gi elevens lærere innsyn i informasjonen, samtidig som vi ivaretar personvernet til eleven. Alle videregående skoler i Nordland benytter SiDE som digitalt verktøy i elevoppfølgingen.
Hva er formålet med behandling av personopplysninger i dette systemet?
Formålet med behandlingen av personopplysningene er å oppfylle skolens forpliktelse til å gi tilpasset opplæring til alle elever, samt etterprøve de vedtak og vurderinger som er gjort i oppfølgingen av eleven.
Hva slags personopplysninger blir behandlet?
Informasjon som behandles er elevens navn, elevnummer, klasse, kontakt- og faglærer, opplysninger om elevens boform, vedtak om tilretting på eksamen, fritak for vurdering i sidemål, ol. Helseopplysninger og opplysninger om familieforhold som er relevante for elevens læringssituasjon behandles også. Personopplysningene vil være knyttet til forhold vedrørende eleven som er av betydning for tilpasning av undervisningen.
Hvorfor har vi lov til å behandle disse opplysningene?
Bruken av SiDE forankres i opplæringsloven § 11-1 Tilpasset opplæring, §11-2 Tilfredsstillende utbytte av opplæringa, og personvernforordningen (PVF) art. 6 (1) bokstav e) om nødvendighet for å “utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet», og GDPR artikkel 9.2.g. om behandling av særlige kategorier av personopplysninger.
Hvor hentes opplysningene fra?
Opplysningene gis skolen i startsamtaler og elevsamtaler gjennom skoleåret med elev/ foresatte, samt opplysninger som kommer frem gjennom skolens arbeid og samarbeid med eleven i undervisning. Vi får også overgangsinformasjon fra grunnskolen, sakkyndig vurdering fra PPT, fastlege, barnevernstjenesten og 2. linjetjenesten i helsevesenet, som for eksempel BUP. Det overføres også basisopplysninger fra skoleadministrativt system.
Hvem utleverer vi opplysningene til?
Opplysningene i SiDE er kun tilgjengelige for ansatte ved skolen som har tjenstlig behov for innsyn, og de overføres ikke til andre systemer.
Ved skolebytte kan opplysninger deles med ny skole dersom du gir tillatelse til dette til dette, jf. opplæringsloven § 25-1 fjerde ledd. Da kan du bruke dette skjemaet: Skjema - Tillatelse til deling av informasjon mellom videregående skoler ved skolebytte
Opplysninger kan deles med Nordland fylkeskommunes pedagogisk-psykologiske tjeneste (PPT) når dette er nødvendig for å utføre tjenestens oppgaver, jf. forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3.
Dersom en elev følges opp av oppfølgingstjenesten (OT) etter avsluttet skolegang, kan relevante opplysninger gjøres tilgjengelige for OT ved oppfølgingsskolen.
For elever med kort botid i Norge kan opplysninger om ankomstdato og botid brukes ved søknad om økonomisk refusjon fra bostedskommunen.
Hvor lenge lagres personopplysningene?
Opplysningene tas ut av SiDE når dokumentasjonen går ut av administrativ bruk.
Dette er etter skoleår som ble påbegynt det året eleven fylte 24 år. Dokumentasjon som er gått ut av administrativ bruk, slettes fra systemet etter verifisert overføring til langtidslagring i Nordland fylkeskommunes arkivsystemer.
Hvem behandler personopplysningene dine?
Lærere vil ha lese og skrivetilgang til opplysninger om elever som de underviser eller har kontaktlæreransvar for. Skolens rådgivere og Pedagogisk psykologisk tjeneste vil ha tilgang til elever de følger opp. Avdelingsleder vil ha tilgang til alle elever tilknyttet utdanningsprogrammet som vedkommende er avdelingsleder for. Pedagogisk psykologisk tjeneste vil ha tilgang med laveste gradering til elever i klasser der de skal jobbe forebyggende på systemnivå. Administrator vil ha tilgang til alle elever og blant annet være ansvarlig for tilgangsstyringen til øvrige ansatte.
Dersom du ber om innsyn i egne opplysninger etter du har sluttet på videregående skole, vil disse henvendelsene behandles av en administrator ved avdeling for Utdanning og kompetanse.
Din rett til innsyn i egne opplysninger
Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger Nordland fylkeskommune behandler om deg, og hvordan opplysningene brukes. Når du ber om innsyn, skal innsynskravet behandles uten ugrunnet opphold, men senest innen én måned, i tråd med personopplysningsloven artikkel 12 nr. 3.
Du kan be om innsyn ved å kontakte skolen din eller ved å bruke dette skjemaet: Skjema - Din rett til innsyn i egne personopplysninger og andre rettigheter
For å bruke skjemaet må du logge inn. Av hensyn til personvernet sender vi ikke personopplysninger på e-post.
Har du spørsmål om dataverktøyet eller behandlingen av opplysninger i løsningen, kan du kontakte skolen din.
Din rett til retting, sletting og begrensning av personopplysninger
Dersom personopplysningene vi har registrert om deg er feil, misvisende eller ufullstendige, kan du be om at opplysningene blir rettet. I enkelte tilfeller kan du også ha rett til å få personopplysninger slettet. Vær oppmerksom på at arkivregelverket kan begrense hvilke opplysninger som kan slettes.
Hvis du mener opplysningene er uriktige eller behandles på feil grunnlag, kan du be om at behandlingen av opplysningene begrenses mens saken undersøkes. Det betyr at bruken av opplysningene kan bli begrenset i en periode, men at opplysningene fortsatt kan behandles i de tilfellene regelverket tillater det.
Rett til å klage på behandling av personopplysninger
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at dine personopplysninger er behandlet i strid med regelverket.
Mer informasjon om dine rettigheter finner du på Datatilsynets nettsider: Datatilsynet - personvern og informasjonssikkerhet | Datatilsynet
Du kan også kontakte personvernombudet hvis du trenger råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt.
Du kan kontakte personvernombudet på epost: personvernombudet@nfk.no
Ikke send sensitiv informasjon på epost.
Pågående pilotforsøk for lærlinger som deltar i prosjektet Helhetlig oppfølging i lære (HOL)
På nåværende tidspunkt gjennomføres det et pilotprosjekt med formidlingskoordinatorer og lærlinger som deltar i HOL-prosjektet på ni av Nordland fylkeskommunes videregående skoler. Formidlingskoordinator på den enkelte skole har tilgang til tidligere elever som har deltatt i prosjektet på Vg2, og som nå er lærlinger. Forsøket har til hensikt å gi lærlingene systematisk oppfølging, for å forebygge frafall ved at lærlingene får sosialpedagogisk oppfølging som kan bidra til å oppfylle § § 11-1 og 11-2 i opplæringsloven.